Prowadząc własną firmę musisz dbać nie tylko o dobro swoich pracowników, chronić firmowe mienie czy produkty, ale również zabezpieczyć dane osobowe i inne wrażliwe dokumenty, które mogą wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa. W jaki sposób skutecznie możesz to zrobić i dlaczego ochrona danych osobowych i wartościowych dokumentów jest tak ważna?
Dlaczego należy chronić dane osobowe i ważne dokumenty?
Po pierwsze, zobowiązują Cię do tego przepisy, głównie słynne RODO czyli Rozporządzenie o danych osobowych. Dokument ten uściśla, że wrażliwe informacje muszą być zabezpieczone przed trafieniem w ręce osoby trzeciej. Nie ma więc możliwości, aby do danych zaglądali np. postronni klienci czy pracownicy, nie mający do tego uprawnień. Pamiętaj, że za brak wdrożonego RODO i chronienia danych klientów, współpracowników, pracowników czy kontrahentów grożą Ci ogromne kary finansowe, a wyciek takich danych może pociągnąć Cię do odpowiedzialności karnej.
To jednak nie wszystko. Same kwestie prawne to niejedyny czynnik determinujący do zabezpieczenia danych:
- Odpowiednio chronione informacje poufne wzbudzają zaufanie wobec firmy – jeżeli klienci lub kontrahenci widzą, że dbasz o ich dane, to będą chcieli robić z Tobą interesy
- Wyciek danych może powodować odpływ klientów i straty finansowe oraz wizerunkowe – w przypadku, gdy dane wyciekną klienci z pewnością zaczną wycofywać się z zakupów w Twojej firmie lub zaczną zrywać umowy. Możesz się również narazić na procesy!
- Niezabezpieczone dane mogą wpaść w ręce osób trzecich, które wykorzystają je przeciwko firmie – w przypadku dokumentów poufnych np. z patentami, wyciek takich danych naraża Cię na ogromne straty. Konkurencja może bowiem skorzystać „z prezentu” i rozpocząć produkcję na Twoich projektach.
Widzisz więc, że pozostawienie dokumentów z wrażliwymi danymi bez ochrony może odbić się diametralnie na zaufaniu do Twojej firmy, jej wizerunku, a co za tym idzie – finansach. W jaki sposób skutecznie zabezpieczać dokumenty?
Co zrobić, żeby chronić dokumenty w firmie?
Przede wszystkim skup się na tym, aby przechowywane fizycznie dane znajdowały się w odpowiednich miejscach, dobrze zabezpieczonych przed osobami z zewnątrz. Najlepsze do tego będą specjalne szafy biurowe. Metalowe meble do biura cechują się wysoką odpornością na zniszczenie (np. podczas zalania lub próby włamania), są zabezpieczone przed wstrząsami i posiadają mocne zamki, chroniące np. przed otwarciem dokumentu.
Jakie meble warto zastosować w biurze tak, aby chronić dokumenty?
- Wzmocnione szafy antywłamaniowe – na najbardziej wrażliwe typy dokumentów, które pod żadnym pozorem nie powinny wpaść w ręce osób trzecich. Cechują się wysoką jakością wykonania, trwałym materiałem i zamkiem antywłamaniowym.
- Małe szafy kartotekowe – pozwalają uporządkować mniejsze kartoteki, np. w przychodniach lekarskich. Są również zabezpieczone przed niepowołanymi do ich otwierania ludźmi.
- Metalowe szafy biurowe – najwyższa klasa zabezpieczeń. Cechuje je między innymi odporność na ewentualny pożar czy zalanie. Możesz wykorzystać je np. do trzymania dokumentów archiwizacyjnych.
Wśród egzemplarzy szaf, które pomogą Ci chronić dokumentację możemy wymienić między innymi metalową szafę biurową SBM 202, która to wykonana jest z grubej (prawie 1cm grubości!) i ocynkowanej blachy. Ma wygodny układ przestrzenny i zaawansowane zabezpieczenia antywłamaniowe. Do trzymania kartoteki pacjentów lub informacji o klientach świetnie sprawdzi się z kolei szafa kartotekowa Malow 4. Bez problemu możesz chować w niej dokumenty w formacie A4. Dla osób, które chcą z kolei zabezpieczyć dokumenty na każdą ewentualność (napad, pożar, powódź) skierowana jest ognioodporna szafa antywłamaniowa- sejf VALBERG BM 1993. To typ szafy pancernej przeznaczonej do przechowywania najbardziej wrażliwych dokumentów, których utrata mogłaby narazić firmę na ogromne problemy – również finansowe.
Korzystając z powyższych rozwiązań i trzymając klucz przy sobie, możesz mieć pewność, że dokumenty firmowe i dane osobowe w Twoim biurze są skutecznie zabezpieczone.
Polecane produkty:
Szafa metalowa biurowa SBM 203 M aktowa RODO 199 x 100 x 43.5 cm